La factura, formato obligado. ¿Cómo hacer una factura?

Cuando te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes saber es que el 1 de enero de 2013 entra en vigor el nuevo reglamento de facturación, que introduce algunas novedades importantes, así que hemos actualizado todos nuestros artículos sobre facturación en consecuencia.

¿Cuándo debes emitir una factura?

Como empresario o profesional autónomo estás obligado a expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad. No olvides que siempre tienes que conservar una copia del documento que entregues.

También estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.

Ahora bien, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares:

Operaciones exentas de IVA.

Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.

Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.

Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Aun así, en estos regímenes, las operaciones relacionadas con la transmisión de inmuebles y activos fijos suelen estar sujetas a la obligatoriedad de emitir factura. En estas ocasiones se recomienda verificar el caso concreto con un asesor.

¿Qué datos debe contener una factura?

Tienes que reflejar todos y cada uno de los datos que te enumeramos a continuación:

Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas.

Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.

La fecha de su expedición.

Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.

La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

El importe total a pagar.

La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

¿Cuál es el plazo para remitir una factura?

Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

La factura simplificada y el ticket

A partir de 2013, con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación, la factura simplificada sustituye al tícket que hasta ahora se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis) entre otras.

A partir de ahora cualquier autónomo podrá emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido.

Hemos preparado un artículo específico sobre la factura simplificada donde puedes ver cuando aplicarla y los contenidos a incluir.

La factura electrónica

Hace tiempo que está claro que la factura electrónica es el modelo de factura que se va a imponer en breve, desplazando definitivamente a la factura en papel. De hecho, el nuevo reglamento de facturación que entrará en vigor otorga ya el mismo tratamiento a la factura electrónica que a la factura en papel.

Te recomendamos nuestro artículo específico sobre la factura electrónica, donde analizamos sus características y funcionamiento.

¿Y si me piden un duplicado de una factura?

En principio sólo puedes expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Pero se permite hacer duplicados, en los que deberá constar la expresión “duplicado” que tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:

Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.

En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

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