GTD, la manera de ganar eficacia en el trabajo
El método GTD supone un cambio en la forma de trabajar con el objetivo de conseguir que al final del día esas tareas importantes estén realizadas. Este método se basa en 4 pasos:
1.- Recopilar: Lo fundamental de este paso es que localicemos todas las tareas que tenemos pendientes, todo lo que necesitamos dar seguimiento (emails, citas, notas, tareas…) y las registremos en un mismo sitio, denominado “cubo”. Podemos usar una aplicación, cuaderno, correo electrónico… para ejercer esta función de cubo, pero todo ha de estar registrado allí. De esta manera, nuestra mente quedará liberada de estar pendiente por si algo se nos olvida.
2.- Procesar: Hay un orden que consiste en empezar siempre por el principio, no procesar más de un elemento a la vez y no enviar de vuelta al cubo a ningún elemento. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado, si lleva menos de dos minutos, hazlo, si no es tu tarea, delégalo. Si un elemento no requiere de una acción, archívalo como referencia, deséchalo si no es procedemente o déjalo en la cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
3.- Organizar: Hay que ordenar las tareas en función de su importancia: acciones próximas, proyectos, en espera y quizá.
4.- Revisar: Al menos una vez al día deben revisarse las listas y mover las tareas al lugar en el que deban de estar si han sufrido variaciones. Una vez a la semana deberían revisarse también las tareas pendientes, o en espera por si tienen que tomar más importancia o, por el contrario, si quedan relegadas a “quizá”.
5.- Hacer: Lo importante de la organización es que no ocupe demasiado timepo para que podamos realizar las tareas, que es nuestro objetivo. Aunque al principio tardemos más, después automatizaremos esta organización.
Esto, contando así tal vez parezca un poco complicado de poner en la práctica, pero lo cierto es que hay cantidad de aplicaciones basadas en este método, tanto para smartphones, como por ejemplo, extensiones que pueden usarse con el navegador o con el correo electrónico. Os lo recomentdamos.